Consimțământ explicit opțional pentru înregistrare în HubSpot Notetaker Bot

Ce este?

Consimțământul explicit pentru înregistrare este o setare opțională a Notetaker, care le permite administratorilor să solicite fiecărui participant la o întâlnire să își exprime în mod explicit acordul înainte ca întâlnirea să fie înregistrată.

Atunci când această setare este activată, participanții primesc o solicitare de consimțământ prin email înainte de întâlnire, iar Notetaker va înregistra doar dacă toți participanții și-au dat acordul pentru înregistrare.

De ce este important?

Cerințele privind consimțământul pentru înregistrare diferă în funcție de țară și organizație, iar unii clienți nu pot înregistra conversații doar pe baza unei notificări.

Această funcționalitate le oferă administratorilor posibilitatea de a utiliza HubSpot Bot Notetaker respectând în același timp politicile sau cerințele legale care impun consimțământul explicit al fiecărui participant înainte de începerea înregistrării.

De asemenea, le oferă organizatorilor întâlnirilor vizibilitate asupra statusului consimțământului tuturor participanților înainte de întâlnire, reducând incertitudinea privind posibilitatea ca Notetaker să efectueze înregistrarea.

Cum funcționează?

Administratorii pot activa consimțământul explicit pentru înregistrare din Settings > Meetings > HubSpot Notetaker Bot.

Setarea este opțională și este dezactivată implicit.

Atunci când este activată:

- Participanții primesc un email înainte de întâlnirea programată, prin care li se solicită să consulte cererea de înregistrare.
- Emailul conține un link către o pagină de consimțământ, unde participanții pot accepta sau refuza înregistrarea.
- Participanții își pot modifica răspunsul înainte de începerea întâlnirii.
- Organizatorul întâlnirii poate vedea statusul consimțământului fiecărui participant în interfața de pregătire a întâlnirii, inclusiv cine a acceptat, cine a refuzat și cine nu a răspuns.

- Notetaker înregistrează doar dacă fiecare participant și-a dat consimțământul înainte de începerea întâlnirii. Dacă cineva refuză sau nu răspunde, întâlnirea nu va fi înregistrată.
- Clienții care nu activează această setare continuă să utilizeze fluxul existent de înregistrare al Notetaker.