Notetaker cu Smart Deal Progression

Ce s-a schimbat?

Introduce o schimbare majoră care intră în vigoare la 31 iulie 2026: întâlnirile înregistrate vor crea doar o înregistrare de tip Meeting (nu atât Call, cât și Meeting). Proprietăți importante ale obiectului Call sunt adăugate pe obiectul Meeting — revizuiește și actualizează workflow-urile și rapoartele în consecință.

Actualizări ale acestei versiuni Beta

Evoluăm constant modul în care capturați și utilizați conversațiile. Înainte de a consulta ghidul complet pentru Smart Deal Progression, vedeți aceste îmbunătățiri noi concepute pentru a vă oferi mai mult control asupra Notetaker-ului, informații mai detaliate despre fiecare conversație și opțiuni mai flexibile pentru follow-up.

Începând cu 31 iulie 2026, HubSpot simplifică modul în care sunt înregistrate întâlnirile capturate prin Notetaker, Zoom, Google Meet și Microsoft Teams.

Ce se schimbă?

În prezent, întâlnirile înregistrate cu Notetaker sau integrările de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) creează atât o înregistrare Call, cât și una Meeting.

Pentru simplificarea raportării și proceselor, după această modificare vor crea doar o înregistrare Meeting.

Obiectele Call vor continua să existe pentru activitățile reale de apelare telefonică. Această schimbare afectează doar întâlnirile înregistrate.

Ce înseamnă acest lucru pentru dvs.?

Va trebui să vă actualizați configurația dacă utilizați în prezent:

- Workflows: Workflow-uri declanșate la crearea unui Call pentru întâlniri.
- Properties: Proprietăți bazate pe Call (precum has transcript, transcript ID sau duration) pentru întâlniri.
- Reporting: Dashboard-uri sau rapoarte de activitate filtrate după obiecte Call sau Engagement pentru urmărirea întâlnirilor.
Notă: Deoarece înregistrările duplicate sunt eliminate, rapoartele de activitate vor afișa o scădere a volumului de „Call” după 31 iulie. Acest lucru este așteptat și reflectă o acuratețe mai bună a datelor.
- Navigation: Accesați înregistrările sau transcripturile întâlnirilor direct din pagina de index Call.

Pentru a asigura o tranziție fără probleme, HubSpot adaugă deja proprietățile cheie (has transcript, transcript ID și duration) direct în înregistrarea Meeting. Acest lucru vă permite să recreați workflow-urile și rapoartele înainte de termenul limită din 31 iulie.

Ce puteți face acum înainte de 31 iulie?

- Auditarea configurației actuale: Identificați workflow-urile, rapoartele și integrările care se bazează în prezent pe obiectele Call pentru întâlnirile înregistrate.
- Înscrierea în Beta: Alăturați-vă programului Meeting Workflows Beta pentru a începe construirea workflow-urilor bazate pe Meeting.
Notă: Proprietățile nu vor începe să fie populate până la 1 iulie, dar puteți configura workflow-urile folosind noile proprietăți chiar acum.
- Explorarea noului layout: Familiarizați-vă cu pagina de index Meeting, unde vor fi disponibile toate transcripturile și înregistrările viitoare.
- Calendarul implementării datelor:
- Este posibil să vedeți deja aceste noi proprietăți Meeting în portal.
- Datele noi vor începe să fie populate începând cu 1 iulie.
- Datele istorice ale întâlnirilor vor fi complet populate până la 31 iulie.

Ce trebuie să faceți după 31 iulie?

După activarea modificării, întâlnirile înregistrate nu vor mai crea înregistrări Call. Finalizați tranziția prin:

- Actualizarea workflow-urilor: Recreați sau activați workflow-urile actualizate folosind trigger-e bazate pe Meeting.
- Actualizarea rapoartelor: Configurați rapoartele de activitate să utilizeze datele Meeting în locul datelor Call.
- Actualizarea proceselor de lucru: Accesați toate transcripturile și înregistrările viitoare direct din pagina de index Meeting sau din înregistrările individuale Meeting.

Faceți clic aici pentru a afla mai multe

Review al conversațiilor și progresia Deal-urilor

Am îmbunătățit modul în care distribuiți rezultatele întâlnirilor, obțineți informații și accesați datele.

- Default Auto-Updates & Enhanced Notifications: pentru a elimina și mai multă muncă manuală după întâlniri, actualizările automate sunt acum activate implicit pentru call outcome și meeting outcome.
- Unified Stats: statisticile apelurilor și termenii urmăriți sunt acum disponibile atât în pagina de review pentru meeting, cât și pentru call.
- Improved Email Follow-ups: deschideți draftul de email direct în panoul Breeze într-un format îmbunătățit, care permite editări mai simple.

- Enhanced Call & Meeting Summaries: pentru a oferi o experiență consecventă, cardurile de activitate pentru întâlniri includ acum un rezumat îmbunătățit care corespunde experienței cardurilor de apel.

- Suggested Follow-Ups Card: accesați recomandările post-interacțiune direct în Deal Record prin noul card „Suggested Follow-Ups”.

Notetaker

Simplificăm modul în care sunt înregistrate întâlnirile și vă oferim mai mult control asupra personalității și prezenței botului.

- Schimbați vocea Notetaker-ului: personalizați vocea, limba și tonul anunțului verbal al Notetaker-ului sau faceți anunțul opțional folosind notificări „Chat-only” în Google Meet și Microsoft Teams.
- Redenumiți Notetaker-ul: acum puteți redenumi Notetaker-ul la nivel de portal pentru a se potrivi cu brandul și identitatea vizuală a companiei în timpul conversațiilor.

Notificarea originală Beta

Notetaker cu Smart Deal Progression ajută echipa să transforme fiecare conversație live (atât apeluri, cât și întâlniri) în:

- pași următori clari;
- o igienă mai bună a CRM-ului;
- progres mai rapid al Deal-urilor.

Această funcționalitate este disponibilă pentru licențele Sales și Service Pro+.

Ce este Notetaker cu Smart Deal Progression?

Smart Deal Progression vă ajută să vă pregătiți pentru întâlnirile viitoare și elimină munca manuală care apare după o conversație.

Folosind transcripturile întâlnirilor și apelurilor împreună cu contextul Deal-ului asociat, HubSpot:

- sugerează actualizări CRM pentru a menține pipeline-ul corect;
- identifică următorii pași astfel încât nimic să nu fie omis;
- creează drafturi de email personalizate pe baza conversației.

Puteți utiliza opțiunile de înregistrare oferite de HubSpot sau o integrare pentru a sincroniza înregistrările și transcripturile în HubSpot. Află mai multe.

După fiecare întâlnire sau apel, reprezentanții pot revizui și aproba rapid aceste sugestii, astfel încât nimic să nu fie omis, iar Deal-urile să continue să avanseze.

Înainte de următoarea conversație, Smart Deal Progression afișează și scorurile Deal-urilor, riscurile și obiectivele cumpărătorului, astfel încât reprezentanții să intre în fiecare întâlnire pregătiți, având contextul complet al Deal-ului.

De ce este important?

Înainte și după conversațiile cu clienții, reprezentanții petrec ore întregi cu activități administrative: revizuirea istoricului din CRM, actualizarea înregistrărilor din CRM, redactarea mesajelor de follow-up și crearea de task-uri.

Smart Deal Progression se ocupă de aceste activități folosind contextul real al conversațiilor, astfel încât să poți:

- să te pregătești pentru întâlniri în câteva minute;
- să faci follow-up mai rapid, cu mai puțin efort;
- să menții CRM-ul curat și actualizat;
- să previi blocarea Deal-urilor;
- să închizi mai multe Deal-uri cu mai puțină muncă manuală.

La ce să te aștepți

Imediat după încheierea întâlnirii sau apelului, reprezentanții primesc un rezumat detaliat al conversației în inbox-ul lor, precum și notificări în HubSpot, Slack, Google Chat și Microsoft Teams.

Utilizatorii pot revizui și acționa asupra pașilor următori și actualizărilor proprietăților apăsând pe „Review next steps” din emailurile sau notificările din aplicație, fiind direcționați către pagina de revizuire a conversației.

Notă: Dacă utilizați în prezent pagina de revizuire a apelurilor (call review page) și doriți să vedeți experiența anterioară, puteți reveni la acea pagină de aici. Rețineți că funcționalități suplimentare pentru revizuirea apelurilor (cum ar fi statisticile apelurilor) vor continua să fie adăugate în noua pagină de revizuire a conversațiilor în următoarele săptămâni.

Din pagina de revizuire a conversației, reprezentanții pot:

- aproba sau edita actualizările CRM sugerate, menținând CRM-ul actualizat prin aprobare cu un singur click;
- revizui pașii următori generați de AI și îi pot transforma rapid în task-uri, astfel încât nicio acțiune de follow-up să nu fie omisă;
- aproba și trimite un email de follow-up generat de AI, personalizat pe baza contextului conversației, care include un rezumat și pașii următori.

Reprezentanții pot, de asemenea, să revină asupra sugestiilor de follow-up dintr-un email de sfârșit de zi sau să utilizeze noua vizualizare „Suggested follow-ups” oferită de HubSpot în indexul Deals.

Coloana și filtrul „Last conversation with follow-ups” pot fi adăugate, de asemenea, în orice vizualizare Deal existentă.

Dorești informații care depășesc o singură întâlnire sau un singur apel? Pune întrebări lui Breeze despre toate conversațiile tale înregistrate simultan. Breeze sintetizează istoricul conversațiilor pentru a te ajuta să identifici modele și tendințe între interacțiuni, fără să fie nevoie să redai fiecare înregistrare pe rând.

- De exemplu: „Ce preocupări au menționat cel mai des potențialii clienți în apelurile de săptămâna trecută?” sau „Care întâlniri de vânzări s-au încheiat recent fără un pas următor clar și care ar trebui să fie acei pași următori?”

Apelurile și întâlnirile anterioare pot fi accesate oricând din Sales Workspace, Customer Success Workspace, cronologiile activităților tuturor înregistrărilor de obiecte, pagina de index Calls sau pagina de index Meetings.

Înainte de următoarea întâlnire, reprezentanții se pot pregăti pentru conversație apăsând „Prep for meeting” din cronologia activităților oricărui obiect CRM, din Sales Workspace, Customer Success Workspace, pagina de index Meetings sau din Sales Extension în calendarul extern Google sau Outlook.

Meeting prep oferă informații despre riscurile Deal-ului, obiectivele cumpărătorului, scorul Deal-ului, activitățile recente și punctele de dificultate, astfel încât reprezentanții să intre întotdeauna în conversații cu încredere.

Cum se configurează

Meeting prep, Next Steps și drafturile de email de follow-up vor apărea automat pentru toate apelurile și întâlnirile înregistrate, fără configurare suplimentară necesară.

Configurarea Recording & Transcription

Configurarea înregistrării conversațiilor în HubSpot este simplă. Accesează Settings > Tools > Recording & Transcription pentru a te asigura că ești configurat pentru a înregistra întâlniri, apeluri și conversații în persoană.

Folosește opțiunile de înregistrare oferite de HubSpot prin activarea toggle-urilor sau utilizează o integrare pentru a sincroniza înregistrarea și transcriptul în HubSpot.

Metodele de captură includ:

- Meetings — activează toggle-ul Meetings pentru ca un bot Notetaker să se alăture oricărei conversații Zoom, Google Meet sau Teams. Accesează Settings > Tools > Meetings > Notetaker pentru a configura ce utilizatori au acces la botul Notetaker și dacă acesta trebuie să se alăture automat întâlnirilor sau să fie invitat manual în conversațiile pe care vrei să le înregistrezi. Află mai multe.
- Phone calls - cu înregistrarea conversațiilor activată, toate apelurile efectuate prin HubSpot Calling sunt înregistrate și transcrise automat. Află mai multe.

- In-person conversations - folosind aplicația mobilă HubSpot pentru iOS, utilizatorii pot alege să înregistreze întâlniri desfășurate în persoană. Află mai multe.

- Integrations - pe lângă sau în locul opțiunilor de captură oferite de HubSpot, poți sincroniza conversațiile înregistrate în HubSpot printr-o integrare, precum Zoom, Google Meet sau Microsoft Teams. Pentru integrări suplimentare, accesează pagina acestora din Marketplace pentru a afla dacă sincronizează înregistrările și transcripturile în HubSpot.

Configurarea Smart Data Capture

Pentru actualizările CRM, administratorii pot configura ce proprietăți Deal sunt incluse în sugestii, precum și ce utilizatori, apeluri și întâlniri sunt vizate pentru generarea sugestiilor.

Accesează Settings > Data Management > Data Capture.

Configurează proprietățile pentru aprobare automată sau lasă-le ca validare cu un singur click, pentru ca reprezentanții să le revizuiască pe pagina de review a conversației.

Îmbunătățește calitatea sugestiilor pentru data capture prin adăugarea descrierilor proprietăților și a instrucțiunilor de introducere a datelor.

Alege să capturezi date din toate apelurile și întâlnirile sau doar din anumite tipuri de apeluri și întâlniri.

Prețuri

Proprietățile personalizate utilizate în cadrul Smart Data Capture (sistemul care stă la baza actualizărilor CRM pentru Smart Deal Progression) consumă credite HubSpot prin intermediul Data Agent.

Notă: Actualizările proprietăților implicite nu consumă credite și sunt incluse în abonamentul tău.

- Costul: Proprietățile personalizate consumă 10 credite pentru fiecare proprietate, pentru fiecare transcript procesat. Proprietățile standard HubSpot nu consumă credite. De exemplu:
- - 1 transcript × 1 proprietate personalizată = 10 credite
- - 5 transcripturi × 5 proprietăți personalizate = 250 credite
- Calculul: Creditele sunt consumate în funcție de numărul de transcripturi procesate × numărul de proprietăți personalizate selectate pentru actualizare.
- Monitorizarea consumului: Poți urmări consumul de credite în orice moment din Account & Billing → Usage & Limits.