67% dintre angajații care lucrează la birou la nivel global consideră că efectuează aceleași sarcini în mod repetat — și estimează că pierd 4,5 ore pe săptămână cu sarcini care ar putea fi automatizate.
Aceste cifre sugerează că automatizarea este o resursă neexploatată de multe companii. Automatizarea nu doar că poate ajuta echipele să își optimizeze fluxurile de lucru, dar poate crește productivitatea și eficiența, reducând în același timp costurile generale.
În acest articol, vom prezenta 7 beneficii cheie ale automatizării și îți vom arăta cum poate îmbunătăți automatizarea fluxul tău de lucru - dar și de ce utilizarea unui software precum monday.com ar putea fi cea mai bună alegere pentru afacerea ta.
Automatizarea proceselor de afaceri implică utilizarea tehnologiei pentru a le optimiza și a reduce timpul petrecut asupra lor. Folosind un anumit trigger sau o acțiune, o automatizare va efectua un proces astfel încât să nu fie nevoie să o faci tu manual.
Să spunem că petreci mult timp făcând follow-up individual lead-urilor tale. Copiezi informațiile lor de contact din CRM, le introduci în platforma de email și trimiți câte un email de follow-up către fiecare lead. Sună consumator de timp, nu-i așa?
Ei bine, automatizarea te-ar putea ajuta să trimiți o întreagă serie de emailuri de follow-up către leadurile tale. După cum îți poți imagina, acest lucru îți poate elibera mult timp în programul tău zilnic.
Ca o notă suplimentară, merită menționat că nu toate software-urile de automatizare oferă aceleași rețete de automatizare.
Platformele diferite au capabilități diferite, așa că asigură-te că o găsești pe aceea care să corespundă nevoilor tale de business și care să-ți permită personalizare.
Automatizările ajută companiile să economisească timp cu sarcini repetitive și consumatoare de timp. Să analizăm acest beneficiu — și altele — în detaliu.
Automatizarea proceselor de afaceri economisește timp. Simplifică sarcinile repetitive, realizând munca într-o fracțiune din timpul necesar unei persoane. De fapt, managerii cred că procesele automatizate ar putea economisi aproximativ 360 de ore pe an.
Nu doar că simplifică sarcinile repetitive, dar reduce și riscul de eroare umană. Asta înseamnă că nu mai trebuie să pierzi timp corectând atât de multe probleme.
Acum, să analizăm un exemplu de automatizare a emailurilor în acțiune.
Parvenu ajută retailerii și organizațiile nonprofit să își gestioneze procesele de strângere de fonduri. Folosind peste 150 de automatizări monday.com, compania a simplificat procesul de urmărire prin email. Cum? Prin adăugarea automată a contactelor în campaniile de email.
Cum funcționează:
Deși automatizarea îți poate economisi timp, acest lucru se aplică doar dacă folosești automatizările potrivite pentru procesele potrivite.
Dacă nu, ai putea cauza mai multe probleme în fluxul de lucru, care necesită timp suplimentar pentru rezolvare, ceea ce anulează scopul utilizării automatizării.
Așadar, asigură-te că identifici procesele corecte pentru automatizare și că le configurezi corect.
Aruncă o privire la acest ghid despre automatizarea proceselor pentru mai multe informații.
Un proces manual necesită mai multe resurse. Dar cu automatizările în vigoare, procesele tale sunt mai scurte. Nu ai nevoie de toate „floricelele” — cum ar fi timp, bani și materiale — pentru a duce lucrurile la bun sfârșit.
Cercetările arată că 59% dintre companii și-au redus costurile cu peste 10% atunci când au automatizat sarcinile repetitive.
Să luăm ca exemplu procesele de aprobare. În acest scenariu, folosim capacitatea angajaților ca resursă.
În orice companie, anumite procese trebuie aprobate înainte de a fi implementate în echipă. Acest lucru poate necesita multe resurse, inclusiv timp petrecut cu emailuri și apeluri telefonice, precum și revizuirea unor documente și foi de calcul dezordonate.
Pentru a face lucrurile mai simple, poți simplifica întregul proces de aprobare prin automatizare — și să folosești mai puține resurse în acest proces.
"În loc să ai un lung șir de emailuri cu o cantitate mare de comunicare, automatizezi procesul pentru a trece de pe lista de sarcini a unei persoane pe lista alteia, de fiecare dată când prima persoană și-a finalizat sarcina.
Acest lucru permite tuturor celor implicați să își facă partea fără a petrece atât de mult timp cu comunicarea înainte și înapoi.
Ca rezultat, capacitatea angajaților tăi pentru alte activități crește, ceea ce înseamnă că ai o distribuție mai bună a resurselor tale.
78% dintre liderii de afaceri spun că automatizarea sarcinilor duce la creșterea productivității.
De ce?
Pentru că, dacă petreci mai puțin timp gestionând procesele de afaceri, ai mai mult timp să te concentrezi pe alte sarcini. Drept urmare, nivelurile de productivitate cresc în alte domenii ale afacerii tale. Gândește-te, de exemplu, la managementul proiectelor.
Când procesele sunt automatizate pe parcursul unui proiect, întregul proces de management al proiectelor devine mai eficient și mai puțin consumator de timp. Asta înseamnă că membrii echipei petrec mai puțin timp pe partea operațională a proiectului și mai mult timp concentrându-se pe finalizarea sarcinilor.
Pe scurt, automatizarea eliberează timp pentru a fi productiv în alte domenii.
Să vorbim puțin despre gestionarea lead-urilor.
Imaginează-ți că ești directorul de vânzări. Jobul tău implică revizuirea lead-urilor primite și alocarea acestora către diferiți agenți de vânzări. În medie, acest lucru durează câteva ore în fiecare zi.
Este aceasta cea mai bună utilizare a timpului pentru directorul de vânzări?
Pe scurt, nu. Dar vestea bună este că acest proces ar putea fi mult mai eficient cu automatizarea.
Iată un exemplu de rețetă de automatizare:
Lead-urile sunt atribuite anumitor agenți de vânzări pe baza dimensiunii companiei, eliminând necesitatea ca directorul de vânzări să aloce manual lead-urile echipei de vânzări.
Și așa poate automatizarea să facă procesele tale mai eficiente și coerente.
A ține pe toată lumea pe aceeași lungime de undă cu procesele de afaceri este mai ușor de spus decât de făcut — indiferent de industrie.
Să luăm, de exemplu, industria creativă.
Cu un flux constant de cereri creative primite și livrări de active digitale, gestionarea unui flux de lucru creativ poate fi complicată.
Există multe părți mobile de luat în considerare și o varietate de oameni implicați în fiecare proces. Și dacă aceste procese nu sunt standardizate, lucrurile pot deveni destul de complicate pentru toți cei implicați.
Dar cu ajutorul automatizărilor, poți standardiza cu ușurință procesele în întreaga afacere.
De la formularele de cereri creative până la etapa de luare a deciziilor, poți reglementa întregul proces creativ pentru toți cei implicați. Acest lucru nu doar că te ajută să-ți organizezi fluxul de lucru, dar face mai ușoară și urmărirea progresului.
Menținerea conformității afacerii tale nu este o sarcină ușoară. Din fericire, utilizarea automatizărilor face acest proces mai simplu.
Să luăm, de exemplu, Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR).
Conform GDPR, companiile pot păstra informațiile despre clienți doar atât timp cât este necesar. Cu alte cuvinte, nu poți păstra date personale pe care nu le mai folosești.
Dacă nu mai utilizezi informațiile despre clienți, trebuie să le elimini din sistemul tău.
Acest lucru implică urmărirea manuală a fiecărui consumator, a interacțiunilor acestuia cu compania ta și a duratei în care datele sale au fost stocate.
Din fericire, automatizările îți pot oferi o mână de ajutor și pot face acest proces mai ușor.
Folosind automatizarea, poți elimina automat informațiile de contact după o anumită perioadă de timp. Astfel, nu trebuie să revizuiești constant datele consumatorilor și poți avea siguranța că afacerea ta respectă GDPR. Este o situație câștigătoare pentru toată lumea.
Acesta este doar un exemplu despre cum automatizarea te poate ajuta să menții conformitatea afacerii tale. Poate, de asemenea, să ajute la păstrarea datelor interne în siguranță și securitate.
Aruncă o privire la centrul de încredere al monday.com pentru mai multe informații.
Automatizările nu sunt doar pentru procesele interne. Ele oferă, de asemenea, clienților o experiență mai bună.
Cum?
Pentru că clienții primesc o comunicare mai rapidă, personalizată și adaptată la locul în care se află în parcursul lor ca și clienți.
Gândește-te la o serie de emailuri de bun venit, de exemplu. Aceste emailuri sunt declanșate de o acțiune, iar fiecare email este special conceput pentru a ghida acel client prin pâlnia de vânzări. Este tot personal, chiar dacă este automatizat, și te scapă de necesitatea de a urmări manual.
Pentru a vedea cum poți utiliza automatizarea pentru a îmbunătăți parcursul clienților, aruncă o privire la aplicația monday.com pentru emailuri și activități. Aceasta îți permite să gestionezi sute de relații cu clienții, păstrând toată comunicarea centralizată pe platforma noastră. Poți trimite și primi emailuri, crea evenimente, proiecta șabloane de email și multe altele.
Dacă vrei să integrezi automatizarea în fluxul tău de lucru și nu știi de unde să începi, apelează la niște experți în marketing automation: noi la Mediaposte Martech suntem parteneri monday.com România de peste 9 ani și am ajutat zeci de afaceri să își eficientizeze procesele de lucru. Iată câteva dintre ele: