HubSpot e o platformă incredibil de puternică atunci când vine vorba de automatizare. Dar exact aici apare și una dintre cele mai comune greșeli: tentația de a automatiza tot.
La fiecare onboarding HubSpot, vedem companii care au pornit cu intenții bune: eficientizare, economie de timp, eliminarea erorilor umane, și ajung să-și blocheze procesele interne cu fluxuri prea complexe, reguli care se bat cap în cap și leaduri care dispar în automatizări fără sens.
Ca HubSpot Diamond Partners, am învățat că o strategie sănătoasă de automatizare e mai degrabă despre ce să nu automatizezi decât despre cât de mult poți automatiza.
Iată câteva dintre cele mai frecvente greșeli pe care le corectăm în faza de onboarding.
Una dintre cele mai mari greșeli este trimiterea de e-mailuri de nurturing la toată baza de date.
Rezultatul: leaduri reci care se dezabonează, contacte calde care se pierd printre mesaje irelevante și o rată de engagement care scade constant.
Corect: automatizările de tip nurture trebuie declanșate doar pentru segmente precise, pe baza comportamentului și interesului real al contactului (de exemplu, vizite repetate pe o anumită pagină sau descărcarea unui material dintr-o categorie).
Lead scoring-ul automat este un instrument excelent, dar doar dacă regulile sunt gândite strategic.
Mulți utilizatori adaugă puncte la întâmplare sau declanșează acțiuni după scoruri irelevante.
Rezultatul? Vânzările primesc leaduri “calde” care, în realitate, nu au nicio intenție de cumpărare.
Corect: construiește un sistem de scoring bazat pe date reale – analizează care acțiuni chiar preced conversia și folosește-le ca trigger.
Un clasic. Echipa de marketing are workflow-uri care actualizează statusul leadului, iar echipa de vânzări are altele care fac același lucru – dar cu alte condiții.
Rezultatul: proprietăți care se rescriu una pe alta, contactele sar între stadii, iar rapoartele devin imposibil de interpretat.
Corect: definește clar cine deține controlul asupra fiecărei proprietăți. Automatizările trebuie să fie aliniate și documentate, nu construite separat de fiecare departament.
Pare util la prima vedere: fiecare lead nou = un deal nou în pipeline.
Dar în realitate, duce la sute de deal-uri goale, pipeline-uri aglomerate și o imagine complet distorsionată asupra vânzărilor.
Corect: creează deal-uri doar când leadul trece de un anumit prag de calificare (de exemplu, are interes comercial clar sau a fost contactat de echipa de vânzări).
Un alt efect secundar al excesului de workflow-uri este pierderea completă a tonului uman.
De exemplu, follow-up-uri automatizate care ignoră contextul conversației sau mesaje de “mulțumire” trimise după ce clientul deja a răspuns negativ.
Corect: automatizarea trebuie să sprijine interacțiunea umană, nu să o înlocuiască. Creează automatizări care oferă context și timp echipei să reacționeze personalizat.
Poate cea mai comună greșeală: activarea directă a unui workflow complex fără testare.
Am văzut formulare care trimiteau e-mailuri în buclă, contacte care primeau 4 mesaje simultan și leaduri pierdute pentru totdeauna.
Corect: folosește funcția de Test workflow din HubSpot și un grup restrâns de contacte interne înainte de orice lansare.
HubSpot poate gestiona fluxuri, notificări, scoring, update-uri – dar nu poate lua decizii strategice.
Automatizările care “mută” leaduri între echipe, “închid” deal-uri automat sau “marchează” oportunități ca pierdute pot face mai mult rău decât bine.
Corect: automatizarea trebuie să livreze informația corectă, nu să ia decizia în locul echipei.
HubSpot oferă posibilități aproape nelimitate – dar succesul depinde de strategie, nu de numărul de workflow-uri.
Cele mai eficiente implementări sunt cele care simplifică, nu complică.
La fiecare proiect de onboarding, începem printr-un audit al automatizărilor existente, eliminăm redundanțele și reconstruim logica în jurul obiectivelor de business.
Dacă vrei o automatizare care să funcționeze pentru tine, nu împotriva ta, asigură-te că ai alături un partener care înțelege nu doar HubSpot, ci și procesele din spatele afacerii tale.
Suntem HubSpot Diamond Partners și ajutăm companiile să transforme haosul automatizărilor în strategii clare, care chiar aduc rezultate.