Cum să setezi HubSpot CRM în 5 zile

Oamenii încep să folosească HubSpot CRM gratuit dintr-o varietate de motive, dar toți au un lucru în comun: vor să îl configureze și să îl pună în funcțiune cât mai repede posibil. Dacă ai încercat să folosești HubSpot CRM, dar nu ai știut de unde să începi, avem câteva sfaturi pentru tine, de la echipa noastră de experți HubSpot România .

Hai să vedem cei mai importanți pași pentru a te ajuta să setezi CRM-ul cât mai rapid:

Pasul 1: Integrarea emailului

Dacă vrei un rezultat rapid, acesta este primul pas esențial. Conectarea CRM-ului la emailul tău este un proces simplu, iar odată ce este configurat, toate emailurile pe care le trimiți și le primești vor fi stocate automat în CRM.

Ce presupune?

Integrarea emailului are două componente: conectarea căsuței de email și extensia pentru email.

• Conectarea căsuței de email la CRM îți permite să trimiți emailuri direct din fișele de contact și îți oferă acces la funcții avansate, precum înregistrarea automată a răspunsurilor la emailuri.
• Extensia pentru email adaugă funcționalități CRM direct în inbox-ul tău Google, Outlook sau Office 365. Astfel, poți accesa fișele de contact, înregistra emailuri și utiliza alte instrumente (cum ar fi șabloanele de email sau linkurile pentru programări) fără să părăsești căsuța de email.

De ce este important?

Integrarea emailului îți va economisi mult timp. Nu va mai fi nevoie să înregistrezi manual emailurile trimise și primite, deoarece toate interacțiunile prin email vor fi stocate automat în CRM.

Dacă te gândești să faci un upgrade la HubSpot Starter Customer Platform, integrarea emailului îți va permite și să trimiți secvențe de email automatizate și personalizate direct din CRM.

Pasul 2: Crearea de filtre

După ce îți conectezi emailul la HubSpot CRM, fiecare persoană căreia îi trimiți un email va avea un profil de contact generat automat. Pe măsură ce numărul de contacte crește, vei avea nevoie de o metodă eficientă pentru a le organiza. Este momentul să înveți cum să filtrezi!

Ce presupune?

HubSpot CRM îți permite să filtrezi în timp real toate înregistrările. Asta înseamnă că poți crea liste de contacte similare, bazându-te pe orice informație din CRM.

De ce este important?

Unul dintre cele mai mari avantaje ale unui CRM este capacitatea de a-ți organiza datele într-un mod acționabil. Cu ajutorul filtrelor HubSpot, poți identifica rapid contactele prioritare și te poți asigura că nu pierzi nicio oportunitate.

Cum funcționează?

Fiecare înregistrare în HubSpot CRM conține proprietăți care stochează informații relevante. În cazul contactelor, aceste proprietăți includ numele, adresa de email și compania. Dacă ai folosit doar integrarea emailului până acum, multe dintre aceste câmpuri vor fi goale. Totuși, vei putea filtra rapid contactele în funcție de emailurile trimise și primite.

Exemple de filtre utile:

📌 email recent deschis – acest filtru îți arată ultima dată când un contact a deschis un email urmărit. Îl poți folosi pentru a identifica persoanele care nu au mai deschis emailurile tale recent și pentru a le reangaja.

📌 email recent răspuns – această proprietate îți arată ultima dată când un contact a răspuns la unul dintre emailurile tale. Dacă acest câmp este gol, înseamnă că nu ți-a răspuns niciodată. Dacă ai contactat deja acea persoană de mai multe ori fără succes, poate e timpul să găsești un alt punct de contact.

📌 numărul de contacte stabilite – acest filtru îți arată de câte ori ai contactat fiecare persoană. Folosindu-l împreună cu celelalte filtre, poți dezvolta o strategie clară privind contactele prioritare și cum să îți aloci resursele.

Pasul următor

Cu cât adaugi mai multe date în HubSpot CRM, cu atât poți face filtrări mai avansate. Dacă îți place modul în care filtrele te ajută să organizezi contactele, vei dori probabil să importezi în CRM și datele vechi – ceea ce vom face în pasul următor. 🚀

Pasul 3: Importarea contactelor

Acum că ai făcut primii pași în utilizarea HubSpot CRM, ai învățat cum să integrezi emailul și să filtrezi contactele. Dacă ești gata să aprofundezi utilizarea CRM-ului, este momentul să imporți datele istorice din sistemul tău vechi în HubSpot.

Ce presupune?

Importarea este procesul prin care aduci informațiile despre contactele tale în HubSpot.

✔ Poți importa:

• Contactele cu care lucrezi
• Informații despre companii
• Date despre vânzări (deals)

De ce este important?

Așa cum ai văzut la pasul 2, valoarea unui CRM este direct legată de cantitatea și calitatea datelor stocate. Cu cât adaugi mai multe informații, cu atât vei putea organiza mai bine contactele, ceea ce îți va permite să îți concentrezi eforturile mai eficient și să obții rezultate mai bune.

Cum funcționează?

📌 Import dintr-un fișier Excel sau Google Sheets

• Creează un fișier tabelar (CSV, XLSX) cu o coloană pentru fiecare proprietate pe care vrei să o imporți (ex: Nume, email, Companie, Telefon).
• Acest lucru îți permite să adaugi toate informațiile dintr-un singur import, în loc să creezi contactele manual unul câte unul.

📌 Import direct din contactele Gmail

• Dacă folosești Google Contacts, poți sincroniza direct contactele cu HubSpot CRM, economisind timp.

Pasul următor

Odată ce ai importat datele în HubSpot CRM, poți începe să le organizezi, să creezi filtre mai avansate și să segmentezi contactele în funcție de priorități. Acest lucru te va ajuta să personalizezi comunicarea și să îți optimizezi strategia de vânzări! 🚀

Pasul 4: Definirea etapelor de vânzare (Deal Stages)

Pe lângă organizarea contactelor, este esențial să îți structurezi și procesul de vânzări. Pe măsură ce potențialii clienți avansează în procesul de vânzare, deals (oportunități de vânzare) te ajută să le monitorizezi progresul. Acestea devin mult mai eficiente atunci când personalizezi etapele de vânzare pentru a se potrivi cu strategia ta.

Ce presupune?

Etapele de vânzare (deal stages) din HubSpot CRM trebuie să reflecte pașii reali ai procesului tău de vânzare. Deși HubSpot vine cu etape predefinite, este recomandat să le personalizezi pentru a le adapta la nevoile tale.

De ce este important?

📌 În vânzări, gestionezi simultan mai multe relații cu clienți potențiali.
📌 Este dificil să urmărești progresul fiecărui prospect fără un sistem clar.
📌 Vizualizarea procesului îți permite să identifici rapid unde se află fiecare oportunitate și să elimini blocajele.

Cu ajutorul etapelor de vânzare, vei putea trage și muta oportunitățile dintr-o etapă în alta, vizualizând progresul fiecărui potențial client în pipeline-ul de vânzări.

Cum funcționează?

🔹 Stabilirea etapelor din procesul tău de vânzare

• Gândește-te la pașii esențiali prin care trebuie să treacă un client înainte de a cumpăra.
• Creează o etapă pentru fiecare pas din acest proces.

🔹 Atribuirea unui nume și a unei probabilități pentru fiecare etapă

• Numele etapei trebuie să reflecte acțiunea principală (ex: "Întâlnire programată" sau "Contract trimis").
• Probabilitatea este procentajul care indică șansa ca oportunitatea de vânzare să fie închisă cu succes.

🔹 Exemplu de etape de vânzare și probabilități:

Dacă nu ești sigur de procentele exacte, gândește-te la ele ca la progresul în pipeline. De exemplu:

• La începutul procesului, "Întâlnire programată" are o șansă mică de conversie (ex: 10%).
• Mai târziu, "Contract trimis" este aproape de finalizare, deci poate avea o probabilitate de 90%.

💡 Important: Aceste procente pot fi ajustate ulterior în funcție de performanțele reale ale procesului tău de vânzări.

Pasul următor

Acum că ai definit etapele de vânzare, poți începe să adaugi deals (oportunități de vânzare) și să le muți între etape, urmărindu-le progresul. Acest lucru îți va permite să ai o imagine clară a procesului tău de vânzări și să iei decizii informate! 🚀

Pasul 5: Crearea unui Lead Ad

Acum că HubSpot CRM este configurat complet și ai importat contactele existente, este momentul să începi generarea de lead-uri noi!

Ce presupune?

📌 Facebook Lead Ads sunt create special pentru afacerile mici și mijlocii care vând altor companii (B2B).
📌 Aceste reclame conțin un CTA puternic și utilizează datele Facebook pentru a completa automat formularele.
📌 Lead-urile colectate pot fi trimise direct în HubSpot CRM pentru gestionare imediată.

De ce este important?

🔹 Facebook are peste 2 miliarde de utilizatori activi lunar – indiferent de piața ta țintă, publicul tău este acolo.
🔹 Lead Ads îți oferă acces la targeting AI puternic, ajutându-te să ajungi la persoanele cel mai predispuse să interacționeze cu afacerea ta.
🔹 Reclamele pot apărea pe Facebook Desktop, aplicația mobilă și Instagram, maximizând acoperirea campaniei.

Cum funcționează?

1️⃣ Creezi anunțul direct în HubSpot, alegând conținutul și CTA-ul potrivit.
2️⃣ Definești publicul țintă, utilizând criterii precise precum locație, interese și comportament.
3️⃣ Lansezi campania și începi să colectezi lead-uri.
4️⃣ Lead-urile sunt adăugate automat în HubSpot CRM, unde poți începe imediat să le urmărești și să le convertești.

Pasul următor

Acum că ai un flux constant de lead-uri noi care intră în CRM, poți folosi automatizările HubSpot pentru a le contacta rapid și a le ghida prin procesul de vânzare. 🚀

Pasul 6: Integrarea cu website-ul

O integrare directă între website-ul tău și HubSpot CRM îți permite să captezi vizitatorii și să le transformi în lead-uri.

Ce presupune?

📌 HubSpot oferă un cod de urmărire JavaScript care poate fi adăugat pe website-ul tău.
📌 Odată instalat, poți crea lead flows – ferestre pop-up care apar pe anumite pagini pentru a colecta informații de la vizitatori și a le oferi conținut relevant.

De ce este important?

✅ Website-ul tău este prima interacțiune pe care mulți potențiali clienți o au cu afacerea ta.
✅ Dacă acești vizitatori vor să afle mai multe, trebuie să le oferi o modalitate rapidă de a interacționa cu tine.
✅ Dacă informațiile sunt colectate într-un sistem separat și nu sunt în HubSpot CRM, riști să pierzi oportunități valoroase.
✅ Cu toate datele într-un singur loc, poți urmări mai ușor interacțiunile și să personalizezi comunicarea cu fiecare lead.

Cum funcționează?

1️⃣ Instalezi codul de urmărire HubSpot pe website-ul tău (se adaugă în header-ul paginii).
2️⃣ Creezi lead flows direct în HubSpot, configurând pop-up-uri pe paginile cheie.
3️⃣ Când un vizitator completează formularul, informațiile sunt trimise direct în CRM.
4️⃣ Toate contactele nou create pot fi gestionate în HubSpot, alături de restul lead-urilor tale.

Pasul următor

Acum că lead-urile de pe website ajung direct în CRM, poți automatiza follow-up-urile, segmenta contactele și începe să le transformi în clienți. 🚀

Pasul 7: Invită-ți echipa

Acum că HubSpot CRM este configurat complet, este momentul să îți aduci echipa la bord!

Ce presupune?

📌 Invitarea membrilor echipei le oferă acces la informațiile din CRM.
📌 Poți controla nivelul lor de acces, permițându-le doar să vizualizeze sau să editeze anumite secțiuni.

De ce este important?

✅ CRM-ul trebuie să fie un hub central pentru echipa ta de marketing, vânzări și suport clienți.
✅ Toată echipa trebuie să aibă vizibilitate asupra interacțiunilor cu clienții pentru a oferi o experiență mai bună.
✅ Unificarea datelor într-un singur sistem ajută la o colaborare mai eficientă între departamente.

Cum funcționează?

1️⃣ Adaugă utilizatori noi în HubSpot CRM și configurează permisiunile lor.
2️⃣ Aceștia vor primi un email cu instrucțiuni pentru a se conecta.
3️⃣ Controlează accesul la diferite module ale CRM-ului (de exemplu, un reprezentant de vânzări poate vedea doar datele legate de oportunități, în timp ce echipa de suport poate accesa istoricul clienților).
4️⃣ Dacă inviți reprezentanți de vânzări, încurajează-i să urmeze cursul de certificare HubSpot Sales Software Certification – un training de două ore care îi învață să folosească CRM-ul eficient.

Pasul următor

Acum că echipa ta are acces, colaborarea devine mai ușoară! Următorul pas este să începeți să folosiți CRM-ul în mod activ pentru gestionarea lead-urilor, automatizarea proceselor și creșterea vânzărilor.

Dacă ai nevoie de ajutor în implementarea HubSpot, experții Mediaposte Martech îți stau la dispoziție - avem toate certificările HubSpot posibile și multă ingeniozitate!