Cum să-ți cureți baza de date din HubSpot CRM?

Când erai copil, păstrarea camerei curate era o sarcină de care părinții trebuiau să-ți amintească mereu. Astăzi, sarcinile tale zilnice sunt cu totul diferite — mai ales în mediul profesional - de la organizarea inboxului, la reducerea dezordinii de pe birou și până la curățarea datelor din CRM pentru a gestiona mai bine clienții și lead-urile.

Un CRM bine întreținut nu doar că optimizează procesul de vânzări, dar îmbunătățește și comunicarea cu clienții, contribuind astfel la succesul general al afacerii. Iar dacă folosești CRM-ul de la HubSpot, iată cum poți să îl menții curat și eficient.

⚠️ Știai că datele din CRM nu au o durată lungă de viață?

30% din baza ta de date devine inutilizabilă în fiecare an din cauza schimbărilor în informațiile de contact, cum ar fi:

• Modificarea adreselor de email
• Schimbarea rolurilor profesionale
• Transferul angajaților la alte companii

Acesta este un motiv în plus pentru a verifica periodic datele și a te asigura că baza ta de date rămâne actualizată și relevantă.

Beneficii ale menținerii unui CRM curat:

• Productivitate crescută: Echipele de vânzări și marketing economisesc timp, concentrându-se pe lead-uri și clienți valoroși.
• Campanii mai eficiente: Datele precise permit o segmentare mai bună și comunicări mai relevante.
• Experiență îmbunătățită pentru clienți: Oferă un serviciu personalizat și răspunde nevoilor clienților mai rapid.

Cum să cureți datele din CRM în HubSpot: Ghid pas cu pas

Menținerea datelor din CRM curate și organizate este crucială pentru eficiența echipelor de vânzări, marketing și suport clienți. Un CRM dezordonat poate duce la pierderea oportunităților și scăderea productivității. Iată pașii esențiali pentru a curăța și întreține datele în HubSpot:

1. Examinează datele și identifică ce trebuie curățat 

Începe prin a verifica starea generală a datelor tale:

• Sunt datele actualizate, relevante și utile?
• Identifică ce informații merită păstrate și ce trebuie eliminate.

🔍 Ce trebuie verificat:

• Elimină contactele care au dat hard bounce sau s-au dezabonat: Creează o listă cu aceste contacte și șterge-le din baza de date.
• Găsește și elimină dublurile: Folosește instrumentul de management al dublurilor din HubSpot (disponibil pentru abonamentele Professional și Enterprise), care utilizează machine learning pentru a identifica dublurile de contacte și companii.
• Verifică proprietățile duplicate: Navighează la setările proprietăților și revizuiește proprietățile similare. Dacă identifici dubluri, poți folosi fluxuri de lucru pentru a copia datele dintr-o proprietate în alta.
• Filtrează contactele inactive: Folosește proprietăți precum data ultimei deschideri a unui email de marketing, data ultimei conversii sau data ultimului răspuns la un email de vânzări pentru a filtra contactele inactive și a le elimina în bloc.

2. Standardizează modul de introducere a datelor

Pentru a preveni apariția datelor incorecte sau incomplete, creează o structură standard pentru introducerea datelor:

• Setează câmpurile obligatorii atunci când se creează manual contacte sau companii. (Disponibil în abonamentele Professional și Enterprise)
• Asigură-te că formularele de contact includ câmpurile cheie de care echipa ta are nevoie.
• Creează o listă de contacte care nu au valori în câmpurile esențiale și completează aceste date. De exemplu, creează o listă cu criteriul "Industrie este necunoscută" pentru a identifica contactele fără această informație.

3. Stabilește cine se va ocupa periodic de curățarea datelor

• Dacă nu ai un manager de CRM, desemnează un membru al echipei care să fie responsabil cu această sarcină.
• Pentru un număr mare de contacte, poți împărți sarcina între membrii echipei, fiecare verificând datele din zona sa de responsabilitate.

4. Creează un program de întreținere a datelor

• Stabilește frecvența cu care se va face curățarea datelor:
  ✔ Lunar: Pentru baze de date mari cu actualizări frecvente
  ✔ Trimestrial: Pentru companii cu un volum mediu de date
  ✔ Anual: Pentru baze de date mai mici și mai stabile
• Respectă acest program pentru a păstra datele curate și actualizate pe termen lung.

5. Folosește-te de integrări

Automatizează procesul de curățare cu ajutorul unor integrații eficiente:

• Insycle Data Management: Automatizează curățarea datelor în HubSpot, inclusiv îmbinarea dublurilor, potrivirea flexibilă a înregistrărilor și standardizarea valorilor.
• Leadspace: Optimizează lead routing-ul prin potrivirea lead-urilor cu conturile corespunzătoare.
• Property Capitalize: Corectează automat majusculele în înregistrările existente și viitoare.

Sfaturi pentru menținerea datelor curate

• Urmează planul de curățare stabilit și asigură-te că întreaga echipă respectă procesul.
• Păstrează toate datele într-un singur loc, evitând dispersarea lor în mai multe platforme. HubSpot Customer Platform facilitează această centralizare, oferind o viziune completă asupra datelor.

Vrei să afli mai multe sfaturi și trucuri pentru utilizarea HubSpot? Experții din echipa Mediaposte Martech, o agenție la nivel de Diamond Partner, te pot ajuta cu implementarea HubSpot în orice industrie.